1. Uvod
Ova politika privatnosti objašnjava koje podatke obrađuje Smart Scan (u daljem tekstu: „mi"; podaci o pružaocu usluge su u odeljku Kontakt), u koje svrhe, koliko dugo ih čuva i koja prava imate. Odnosi se na veb sajt www.smartscan.rs, na aplikaciju app.smartscan.rs i na Android aplikaciju Smart Scan (paket rs.smartscan.app) dostupnu na Google Play prodavnici (u daljem tekstu zajedno: „Usluga").
Podatke obrađujemo u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije (ZZPL) i principima Opšte uredbe o zaštiti podataka (GDPR).
2. Uloge: ko je rukovalac, a ko obrađivač
Smart Scan koriste ugostitelji (vlasnici apartmana, vila, soba i hotela) za prijavu i odjavu svojih gostiju u državnom eTurista sistemu. Zbog toga postoje dve različite uloge:
- Za podatke gostiju — rukovalac podacima je korisnik Usluge (ugostitelj), koji ima zakonsku obavezu evidencije gostiju. Smart Scan te podatke obrađuje isključivo po nalogu korisnika, kao obrađivač, radi pripreme i slanja prijave u eTurista sistem.
- Za podatke korisničkog naloga (vaša email adresa, pristupni podaci eTurista naloga koje povežete i podaci o korišćenju Usluge) — Smart Scan je rukovalac.
3. Koje podatke obrađujemo
- Podaci naloga: email adresa i lozinka (lozinka se čuva isključivo u zaštićenom obliku, nikad kao čist tekst).
- Pristupni podaci za eTurista naloge: korisničko ime i lozinka eTurista naloga koje povežete — lozinka se čuva enkriptovana i koristi se isključivo za komunikaciju sa eTurista sistemom u vaše ime.
- Podaci gostiju: podaci potrebni za zakonsku prijavu boravka (identifikacioni podaci sa ličnog dokumenta i podaci o boravku — datumi, objekat, vrsta usluge). Ove podatke unosite vi, ručno ili AI skeniranjem dokumenta.
- Tehnički podaci: osnovni podaci o korišćenju Usluge (statistika poseta i događaja) — bez ličnih podataka gostiju. U analitiku nikada ne šaljemo ime gosta, JMBG, broj dokumenta niti sadržaj skeniranih dokumenata.
4. Svrha i pravni osnov obrade
- Pružanje Usluge (izvršenje ugovora): podaci naloga i eTurista pristupni podaci obrađuju se da bi Usluga radila.
- Prijava i odjava gostiju: podaci gostiju obrađuju se po vašem nalogu, radi ispunjenja vaše zakonske obaveze evidencije gostiju kroz eTurista sistem.
- Unapređenje Usluge (legitimni interes): zbirna, anonimna statistika korišćenja — bez ličnih podataka.
Podatke ne koristimo za marketing prema gostima, ne prodajemo ih i ne delimo ih ni sa kim mimo svrha navedenih u ovoj politici.
5. AI skeniranje dokumenata i kamera
AI skeniranje služi isključivo za očitavanje podataka sa ličnog dokumenta, kako biste izbegli ručno prekucavanje. Kamera uređaja koristi se isključivo za snimanje ličnog dokumenta radi očitavanja podataka — ni za šta drugo. Slika dokumenta se automatski briše nakon obrade — ne čuvamo je. Očitane podatke uvek pregledate i potvrđujete vi pre slanja prijave; Smart Scan ne donosi nikakve automatizovane odluke o gostima.
6. Kome se podaci prosleđuju
- eTurista (CIS) — državni sistem Republike Srbije: podaci gostiju se prosleđuju isključivo njemu, radi zakonske prijave i odjave boravka. To je svrha Usluge.
- Pružaoci infrastrukturnih usluga — hosting, autentifikacija i analitika, koji podatke obrađuju po našem nalogu i ne koriste ih za sopstvene svrhe. Analitika se obrađuje u EU.
- Pružaoci AI usluga za očitavanje dokumenata — slika dokumenta se prosleđuje pružaocu AI usluge isključivo radi očitavanja podataka sa dokumenta. Pružalac je obrađuje po našem nalogu i ne koristi je za sopstvene svrhe niti za treniranje svojih AI modela.
- Nadležni organi — samo kada to zakon izričito nalaže.
Pojedini pružaoci infrastrukturnih usluga obrađuju podatke na serverima van Republike Srbije, uz mere zaštite predviđene ZZPL.
7. Koliko dugo čuvamo podatke
- Slike dokumenata: brišu se automatski odmah nakon AI obrade.
- Podaci naloga i evidencija prijava: čuvaju se dok traje vaš korisnički nalog, odnosno dok su potrebni za svrhu zbog koje su prikupljeni.
- Na zahtev: nalog i sve podatke trajno brišemo — pišite na [email protected].
8. Kako čuvamo podatke
Sav saobraćaj je zaštićen SSL/TLS enkripcijom, lozinke se čuvaju u zaštićenom obliku, nalozi su međusobno strogo izolovani, a lični podaci se ne upisuju u logove ni u analitiku. Detaljan pregled mehanizama zaštite je na stranici Bezbednost podataka.
9. Vaša prava
U svakom trenutku imate pravo na: pristup svojim podacima, ispravku, brisanje, izvoz (prenosivost), ograničenje obrade i prigovor. Nalog sa svim podacima (uključujući povezane eTurista naloge i istoriju prijava) možete trajno obrisati sami, direktno u aplikaciji — Podešavanja → „Brisanje naloga". Detaljan postupak (uključujući brisanje bez pristupa aplikaciji) opisan je na stranici Brisanje naloga. Za ostale zahteve pišite na [email protected] — odgovaramo bez odlaganja.
Za podatke gostiju, gost svoja prava ostvaruje preko ugostitelja kod koga je boravio (koji je rukovalac tim podacima) — a mi ugostitelju pružamo svu potrebnu tehničku podršku za to.
Imate i pravo pritužbe Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti Republike Srbije.
10. Kolačići
Aplikacija koristi neophodne kolačiće za prijavu na nalog (autentifikaciju) — bez njih Usluga ne može da radi. Za merenje posećenosti koristimo analitički kolačić i lokalno skladište prve strane, koji ne sadrže lične podatke gostiju; obrada se vrši u EU. Ne koristimo marketinške kolačiće trećih strana.
11. Izmene ove politike
Politiku možemo povremeno ažurirati. O značajnim izmenama obavestićemo vas putem email adrese naloga ili obaveštenja u Usluzi, a datum važenja na vrhu stranice uvek pokazuje aktuelnu verziju.
12. Kontakt
PR Data AI Solutions
Filipa Višnjića 9, 18000 Niš, Srbija
Matični broj: 67758757 | PIB: 114665283
Email: [email protected]
Privacy Policy (English summary)
This is a summary of the privacy policy above, provided for convenience. In case of any discrepancy, the Serbian version prevails.
Scope. This policy covers the website www.smartscan.rs, the application app.smartscan.rs and the Smart Scan Android app (package rs.smartscan.app) available on Google Play (together: the Service). The Service is operated by PR Data AI Solutions, Filipa Višnjića 9, 18000 Niš, Serbia. We process data in accordance with the Serbian Personal Data Protection Act (ZZPL) and GDPR principles.
Roles. Smart Scan is used by accommodation providers in Serbia to register their guests in eTurista, the Serbian government tourism registry, as required by law. For guest data, the accommodation provider (our user) is the data controller and Smart Scan acts strictly as a processor, on the user's instructions. For user account data (email address, connected eTurista credentials, usage data), Smart Scan is the controller.
Data we process. Account data (email address and password — the password is stored only in protected form); eTurista account credentials the user connects (passwords stored encrypted, used solely to communicate with the eTurista system on the user's behalf); guest data required for the legally mandated stay registration (identity document data such as name, date of birth, gender, citizenship, document type and number, personal identification number where applicable, and stay details — dates, property, type of service); and technical usage data. Product analytics receive only aggregate, non-identifying statistics — never guest names, personal identification numbers, document numbers or the content of scanned documents. Internal service logs kept for security and troubleshooting store identifiers in masked or pseudonymized form.
AI scanning and camera. The device camera is used exclusively to capture the identity document so its data can be extracted — nothing else. The document image is forwarded to a third-party AI service provider solely for data extraction; the provider processes it on our instructions and does not use it for its own purposes or to train its AI models. Smart Scan deletes the image automatically right after processing and never stores it. The user always reviews and confirms the extracted data before submitting a registration; no automated decisions are made about guests.
Sharing. Guest data is transmitted only to eTurista (the Serbian state system), which is the very purpose of the Service and a legal obligation of the accommodation provider. We also use infrastructure service providers (hosting, authentication, analytics — analytics is processed in the EU) and AI document-reading providers, all acting as processors on our instructions. Data may be disclosed to competent authorities only where the law explicitly requires it. We never sell data or use guest data for marketing.
Retention. Document images are deleted automatically right after AI processing. Account data and the registration history are kept for as long as the user account exists, or as long as needed for the purpose they were collected for. Upon request, we permanently delete the account and all data.
Security. All traffic is protected with SSL/TLS encryption, passwords are stored in protected form, accounts are strictly isolated from each other, and personal data is never written to logs or analytics. See the data security page for details.
Your rights. You have the right to access, rectification, erasure, data portability, restriction of processing and objection, as well as the right to lodge a complaint with the Serbian Commissioner for Information of Public Importance and Personal Data Protection. You can permanently delete your account and all data yourself, directly in the app (Podešavanja → „Brisanje naloga" / Settings → Delete account), or by emailing us — see the account deletion page. Guests exercise their rights through the accommodation provider they stayed with (the controller of their data), and we give the provider full technical support to do so.
Contact. PR Data AI Solutions, Filipa Višnjića 9, 18000 Niš, Serbia. Email: [email protected]